PPT技巧之观点呈现

长林爸

vivo人工智能技术 提醒您：技巧千万条，呈现第一条。写P不规范，读者两行泪。JEEK容易脸红的编程大神本文将分享一些关于PPT呈现的实用技巧以及规范，和您一起用更优雅的姿势呈现出您想说的……有power的point！通过本文，您将可以轻松在PPT上处理和呈现事情、文字、数据以及图表，并运用简单的技巧加强对观点的输出。1要讲的事情——不外乎一二三所谓一二三，意思是我们在PPT上要讲的事情，不外乎三种情况：一是一件事情的结果，二是两个结果的对比，三是多种结果的并列。我们想让一件事情以可视化方式呈现，可以利用三种元素：图表、图片和文字。（1）首先看一件事情的结果如何呈现，比如“2018年手机销售指标完成90%”这句话，最直接的想法是用图表展示。常用的展示百分比的图表类型是饼图、圆环图，为了表达出“手机”这一主题，可以用一个手机的图标，最后以不同的颜色突出“90%”这一数字。此外也可以直接用放大的文字来展示，达到突出、强调的效果。（2）对于两个结果的对比，展示的方式与一个结果的类似，同样是使用图表或者文字的形式，但还需要展示出两个结果之间的关联关系。比如要展示“新版本功能上线后，用户满意度由50%上升到90%”这个事情，在原有的分别展示一个结果的基础上，再在各自结果下添加前后状态的描述和用箭头表示转移的过程即可。（3）多个结果并列，一般采取排列式布局，根据展示的元素类型，选择横向、纵向或者多行多列的布局。比如横向的布局，适用于大多数的场景。再来看纵向的布局，适用于说明文字比较多，或者展示的元素呈扁长形状的情况。布局其实并不难，只要注意好各元素的大小以及相互之间的间距和对齐，就能够呈现出整齐美观的效果。建议要善于利用PPT自带的排列对齐功能，以及用精确的高度和宽度来调整图表的大小，告别手动拉拽，肉眼对齐的方式（后面有详解）。2整段的纯文字——聚合与分离在PPT当中，少不了需要呈现一段文字的场景，比如一些背景介绍、概念定义、结论总结等等，而且又很难用可视化的方式来转换，那这时候该怎么办呢？很多情况下，可能都会简单直（cu）接（bao）地……前方高能密集恐惧症患者请回避....↓当您看到这样的PPT时，不知道您是何感受，我反正是一脸茫然，第一眼完全get不到point（隐隐觉得像是回到中学时代，在做阅读理解题）……此时的您一定希望不用烧脑，不用烧眼，躺着也能一眼看穿到底这一页在说啥。其实方式很简单，要么聚合，要么分离，把大段的文字信息拆成小段信息，抓住重点，自然就能迅速消化。下面是聚合版的示例，就是这么有power的point！分离版也同样能让人倍感舒适。不管是聚合还是分离，永远都要想着怎样去突出您的point。3数据——用合适的图进行表达要把手上的数据合适地呈现出来，首先要确定的是想要表达的信息是什么，然后确定信息之间存在的相对关系，最后再选择合适的图表类型。图表可以划分为五类相对关系，分别是成分、项目、时间序列、频率分布和相关性。具体的含义和分类可参考下图。图表类型不可以随意选择，必须要跟信息本身的相对关系相匹配，下图总结出了各个相对关系所适用的图表类型。对于不同的图表类型，也有一些使用的细节需要留意的。使用饼图的话：成分不宜多于6种，超过的则将剩下的列为“其他”；最重要的部分紧靠在12点钟的位置，一般按照比例从大到小把各部分进行排序；饼图的作用在于能够清晰展示一个整体，但如果需要比较两个及以上整体时，则选择条形图。使用条形图的话：可使用对比强烈的颜色以及阴影来强调重要的项目以及信息；坐标轴刻度或者数字标注二选一，不必同时展示；展现数字时，如不影响结论，可以舍去小数点后的数字。使用条形图而不是柱形图表示项目相对关系的好处有：避免误解为时间序列；项目名称过长，条形图有足够的空间展示。表示时间序列或者频率分布时，如果图表只有少数的几个点则可以使用柱形图，否则建议折线图。柱形图强调的是数量级别，折线图强调的是变化趋势。在频率分布图中，分组边界建议表达清楚，比如0-10，10-20，20-30就会产生歧义，建议小于10，10-19，20-29等更为清晰的表示方式。4图表插入——也是有讲究的图表插入一般有三种方式：（1）在Excel里画好然后复制粘贴进来；（2）在其它工具上画好然后截图粘贴进来，或是从其它报告中直接截图粘贴进来；（3）把数据粘贴过来，在PPT中画图。如非特殊情况，强烈建议养成把数据粘贴过来，在PPT中画图的好习惯。您可能会问其它方式有啥不好的。如果是第（1）种方式做的图，当您的报告去到另一个人手上，别人想编辑图表的时候，就会出现很郁闷的一幕。因为这种方式是“链接”，原始数据留在了您自己的手上了，只有您自己可以编辑（原始数据没被您删掉的情况下），别人是不可以的。而使用第（2）种方式，如果您的技术和审美水平够高，能保证截图不失真，放入PPT后不会和整体风格不协调，那当我没说。否则的话，建议您摘录数据之后，重新做一幅图，因为两者的视觉效果差异还是很明显的。强烈建议的这种方式，把数据粘贴过来，在PPT中画图，相当于把数据嵌入了PPT，之后不管PPT文件传到哪里，别人都可以更方便地操作，比如图表样式的修改或者美化、数据的提取或者更新，尤其是在有多页相同版式的PPT中，只需替换数据，就能保持图表的对齐和统一，既方便自己，也方便他人。在PPT中画的图，还需要注意的一点就是，需要适当地进行格式的调整，图表、坐标轴、图例的字体、大小、粗细、颜色要协调，坐标轴数字格式要合理，能让人容易理解，尽量避免数字后面一长串“0”，或者科学计数法等不易理解的形式，数量级较大的话要使用千位分隔符或者转化成“亿”、“万”等单位。希望我们做出来的图，无论是给到写PPT的还是看PPT的人，都能有更好的用户体验。5最简单的美化原则——强调、对齐、统一在前面各部分的介绍中，其实已经提及到了这些方式的运用，在本文的最后，重新总结出来，加深大家的印象，只要在PPT中善于运用强调和对齐，就可以很好地引导读者去关注您想要表达的核心信息，同时提供较佳的阅读体验。强调，一般有以下几种方式进行：加粗、放大、框选、变色。可以一种或者多种方式组合运用，达到突出重点，抓住读者注意力的效果。对齐，是指一个页面上包括图表、文字、图片等各个元素的对齐。可以运用PPT自带的对齐功能，在选定了要调整的元素后，在“开始-绘图-排列-对齐”中可以找到各种对齐方式，包括靠边对齐，居中对齐，以及等间距分布排列等功能，精准地对元素进行排列。统一，既讲究一个页面内的同类元素，比如两个样式一致的图表大小的统一，或者插入的图标、图片大小的统一，也讲究同一版式的不同页面的元素布局位置的统一。对于图表大小的统一，可以做好一个图表后，复制另一个出来再替换数据。而对于图标、图片大小的统一，则可以通过调整高度和宽度的方式进行统一。选中要调整的元素，点击鼠标右键，选择大小和位置，然后进行调整，或者在上方功能区直接选择“格式-大小”来调整。而对于不同页面的对齐，建议做好第一页的版式后，直接复制幻灯片，然后再进行文字和图表数据的替换，则可以保持布局位置的一致。希望我们都能写出内外兼具的PPT，为大家提供最优质的产品（内容观点）和服务（阅读体验）。彩蛋附上一些素材来源网站和精华内容参考，希望大家可以博采众长，掌握到更多的新姿势。图标https://icons8.com/https://www.easyicon.net/https://www.iconfont.cn/图片https://www.pexels.com/词云https://wordart.com/资源网站https://zhuanlan.zhihu.com/p/28694658精华文章https://zhuanlan.zhihu.com/p/52094934回顾上篇：强化学习入门：手把手教你用90行Python代码实现Q-learning